Rokovací poriadok valného zhromaždenia
Pozemkového spoločenstva komposesorátu a urbariátu Šalková
Tento rokovací poriadok ustanovuje pravidlá zvolania, zverejnenia, rokovania, účasti a organizačného zabezpečenia valného zhromaždenia, voľbu orgánov a komisií a ďalšie podbrobnosti súvisiace s konaním valného zhromaždenia Pozemkového spoločentsva komposesorátu a urbariátu Šalková.
Čl. I
Zvolanie valného zhromaždenia
(1) Valné zhromaždenie rozhoduje o skutočnostiach ustanovených v čl. 4 zmluvy o založení spoločenstva s právnou subjektivitou vlastníkov podielov spoločnej nehnuteľnosti (ďalej len „zmluva“), a v čl. VIII odsek 2 stanov pozemkového spoločenstva komposesorátu a urbariátu Šalková (ďalej len „stanovy“).
(2) Bližšie podmienky zvolania a rozhodovania valného zhromaždenia ustanovuje čl. 5 zmluvy a čl. VIII odsek 3 až 6 stanov.
(3) Valné zhromaždenie má právo zvolať aj dozorná rada pozemkového spoločenstva (ďalej len „dororná rada“) z dôvodu podľa osobitného predpisu1).
(4) Mimoriadne valné zhromaždenie je výbor pozemkového spoločentsva povinný zvolať aj v prípade, ak sa na tom uznieslo predchádzajúce valné zhromaždenie.
(5) Výbor zvolá mimoriadne valné zhromaždenie, ak o to požiadajú členovia spoločenstva, ktorých hlasy predstavujú počet ustanovený v čl. 5 bod 2 písm. a) zmluvy a ak sú splnené podmienky podľa odseku 6 a 7.
(6) Členovia pozemkového spoločenstva v písomnej žiadosti na zvolanie mimoriadneho valného zhromaždenia podľa odseku 5 uvedú dôvod a termín konania valného zhromaždenia, nie však kratší ako 10 dní odo dňa doručenia žiadosti. Žiadosť je doručená dňom jej riadneho prevzatia predsedom pozemkového spoločenstva s vyznačením miesta, času a podpisom predsedu alebo prevzatím na pošte; za doručenie sa považuje aj vrátenie žiadosti adresátovi po uplynutí doby uloženia.
(7) Členovia pozemkového spoločenstva k žiadosti o zvolanie mimoriadneho valného zhromaždenia podľa odseku 5 pripoja aj zoznam s vlastnoručnými podpismi.
(8) Ak členovia pozemkového spoločenstva podľa odseku 5 požiadajú o zvolanie mimoriadneho valného zhromaždenia dozornú radu, žiadosť bezodkladne postúpi výboru.
(9) Ak výbor spoločenstva nezvolá mimoriadne valné zhromaždenie v termíne určenom v žiadosti podľa odseku 6, môže valné zhromaždenie zvolať ktorýkoľvek člen dozornej rady alebo člen pozemkového spoločenstva (čl. 5 bod 3 zmluvy). V takomto prípade sa valné zhromaždenie musí zísť bezodkladne.
Čl. II
Zverejnenie rokovania valného zhromaždenia
(1) Miesto, čas konania, program a ďalšie podmienky spojené s oznamom o rokovaní riadneho valného zhromaždenia (ďalej len „valné zhromaždenie“) ustanovuje čl. 5 bod 4 zmluvy. Miesto, čas konania a program valného zhromaždenia môže výbor oznámiť naviac aj uverejnením v miestnej tlači inzertným spôsobom.
(2) Písomná pozvánka na rokovanie valného zhromaždenia sa podľa zoznamu členov pozemkového spoločenstva zasiela na adresu trvalého pobytu člena spoločenstva. K pozvánke sa priloží splnomocnenie na zastupovanie člena pozemkového spoločenstva. Evidenčný list podielnika sa k pozvánke priloží iba raz a v prípade, ak dôjde k zmene vlastníckych práv k podielu spoločnej nehnuteľnosti a k zmene pomeru účasti člena pozemkového spoločenstva na výkone práv a povinností.
(3) Zverejnenie miesta, času konanania a programu rokovania valného zhromaždenia zabezpečí predseda pozemkového spoločenstva alebo ním poverená osoba.
(4) Spôsob a termíny zverejnenia miesta, dátumu a času konania a programu rokovania valného zhromaždenia podľa odseku 1 neplatia, ak sa má konať mimoriadne valné zhromaždenie podľa čl. I odsek 5; v tomto prípade sa miesto, dátum, čas konania a program rokovania zverejní v primeranom čase na úradnej tabuli pozemkového spoločenstva a oznámi pravidelným vyhlásením v miestnom rozhlase.
(5) Dozorná rada zvolá mimoriadne valné zhromaždenie podľa čl. I ods. 3 bezodkladne. Miesto, dátum, čas konania a program mimoriadneho valného zhromaždenia sa zverejní postupom podľa odseku 4, veta za dobkočiarkou.
Čl. III
Rokovanie valného zhromaždenia
(1) Výbor pozemkového spoločenstva predkladá návrh programu rokovania valného zhromaždenia. Rokovanie sa riadi schváleným programom.
(2) Valné zhromaždenie rozhoduje aj o záležitostiach, ktoré do programu rokovania z vlastnej iniciatívy predloží dozorná rada pozemkového spoločenstva alebo o záležitostiach, ktoré minimálne 7 dní pred konaním valného zhromaždenia predložení v písomnom návrhu najmenej jedna tretina členov pozemkového spoločenstva. Písomný návrh doplnenia programu rokovania valného zhromaždenia musí obsahovať podpisy predkladajúcich členov pozemkového spoločenstva.
(3) Valné zhromaždenie, pri rozhodovaní o právach a povinnostiach, je uznášaniaschopné, ak sú prítomní členovia pozemkového spoločenstva s nadpolovičnou väčšinou všetkých hlasov, pričom člen spoločenstva má pri hlasovaní taký počet hlasov, aký mu patrí podľa veľkosti vlastnených podielov spoločnej nehnutenosti.
(4) Valné zhromaždenie ustanovuje, že každému členovi patrí jeden hlas za vlastnených, a to aj začatých, päťsto m2 spoločnej nehnuteľnosti.
(5) Členovia valného zhromaždenia spôsobom podľa odseku 3 a 4 rozhodujú dvojtretinovou väčšinou všetkých hlasov o skutočnostiach, o ktorých tak ustanovuje zmluva alebo osobitný predpis2). Prehlasovaní členovia môžu postupovať podľa čl. 5 odsek 6 zmluvy.
(6) O procedurálnych otázkach môže valné zhromaždenie rozhodovať na návrh člena výboru spoločenstva alebo člena dozornej rady nadpolovičnou väčšinou prítomných členov.
(7) Na každom valnom zhromaždení musí byť navrhnutá a zvolená mandátová a návrhová komisia, zapisovateľ, skrutátori a overovatelia zápisnice. Členovia mandátovej komisie môžu byť zároveň aj skrutátormi.
(8) Rokovanie valného zhromaždenia (ďalej len „rokovanie“) vedie predseda pozemkového spoločenstva alebo ním poverená osoba (ďalej len „vedúci rokovania“).
(9) Valné zhromaždenie rozhoduje hlasovaním o celom programe valného zhromaždenia alebo o jednotlivých bodoch programu samostatne. Celý program alebo jednotlivé body programu sa schvaľujú uznesením.
(10) Člen pozemkového spoločenstva alebo jeho splnomocnený zástupca môže na valnom zhromaždení podávať doplňujúce alebo pozmeňujúce návrhy, ktoré sa podľa povahy, schvaľujú spôsobom podľa odseku 3 a 5 alebo, ak sa jedná o procedurálny návrh podľa odseku 6, nadpolovičnou väčšinou prítomných hlasov.
(11) K prerokúvanej veci sa môže každý člen pozemkového spoločenstva vyjadriť iba raz. K ďalšiemu vyjadreniu k tej istej prerokúvanej veci potrebuje takýto člen súhlas vedúceho rokovania. Ak prerokúvanie veci je zdĺhavé a neefektívne, môže vedúci rokovania obmedziť dĺžku diskusného príspevku.
(12) Výsledok hlasovania oznamujú skrutátori vedúcemu rokovania a zapisovateľovi valného zhromaždenia.
(13) Vedúci rokovania po každom hlasovaní vyhlási uznesenie a výsledok hlasovania.
(14) Vedúci rokovania valného zhromaždenia môže po predchádzajúcom napomenutí vykázať osobu, ktorá ruší rokovanie najmä porušovaním zásad slušného správania, dobrých mravov a verejného poriadku.
Čl. IV
Účasť na valnom zhromaždení a organizačné zabezpečenie
(1) Pre účasť člena pozemkového spoločenstva na valnom zhromaždení je rozhodujúci stav podľa evidencie katastra nehnuteľností k prvému dňu príslušného kalendárneho roka, ak sa nepreukáže inak.
(2) Pred začiatkom rokovania valného zhromaždenia sa členovia pozemkového spoločenstva a splnomocnení zástupcovia zapíšu do prezenčnej listiny. Zápis do prezenčnej listiny organizuje výbor spoločenstva spolu s dozornou radou.
(3) Prezenčná listina obsahuje :
a) presné označenie pozemkového spoločenstva, dátum, čas a miesto konania valného zhromaždenia,
b) meno, priezvisko a trvalý pobyt člena pozemkového spoločenstva alebo jeho splnomocneného zástupcu, ako aj zástupcu právnickej osoby, ktorá je členom pozemkového spoločenstva, jej názov a sídlo a ich vlastnoručné podpisy.
(4) Správnosť prezenčnej listiny potvrdí svojím podpisom predseda pozemkového spoločenstva alebo vedúci rokovania valného zhromaždenia, predseda mandátovej komisie a zapisovateľ.
(5) Ak pozemkové spoločenstvo odmietne vykonať zápis člena alebo splnomocneného zástupcu do prezenčnej listiny, uvedie túto skutočnosť v prezenčnej listine spolu s dôvodom odmietnutia.
(6) Prezenčná listina tvorí prílohu zápisnice o konaní valného zhromaždenia.
(7) Evidenčný list podielnika, na ktorom sú vyznačené údaje člena pozemkového spoločenstva, počet podielov a počet hlasov, je zároveň hlasovacím lístkom (ďalej len „hlasovací lístok“), ktorým člen pozemkového spoločenstva hlasuje na valnom zhromaždení. Pre hlasovanie je rozhodujúci vyznačený počet hlasov.
(8) Hlasovací lístok nesmie byť prepisovaný, ani inak pozmeňovaný.
(9) Bez hlasovacieho lístka na valnom zhromaždený člen pozemkového spoločenstva alebo jeho splnomocnený zástupca nie je oprávnený hlasovať.
(10) Člen pozemkového spoločenstva sa zúčastňuje na valnom zhromaždení osobne.
(11) Bližšie podmienky spojené s účasťou člena pozemkového spoločenstva a právami na valnom zhromaždení ustanovuje čl. VI odsek 3 až 7 stanov.
(12) Člen pozemkového spoločenstva, aj s právom hlasovania v jeho mene môže, na základe písomného splnomocnenia poveriť zastupovaním svojej osoby blízku osobu alebo člena výboru pozemkového spoločenstva alebo inú osobu (ďalej len „splnomocnený zástupca“). Blízkou osobou sa podľa čl. 5 bod 1 zmluvy a na účely tohto rokovacieho poriadku rozumejú rodič, manžel, manželka, súrodenec, starý rodič alebo dieťa. Blízka osoba musí byť spôsobilá na právne úkony v plnom rozsahu a ak je splnomocneným zástupcom dieťa, musí spĺňať aj podmienku osemnásť rokov veku. Inou osobou sa rozumie zástupca právnickej osoby, ak je právnicka osoba členom pozemkového spoločenstva.
(13) Splnomocnený zástupca člena pozemkového spoločenstva disponuje takým počtom hlasov, ako samotný člen spoločenstva. Podmienka pre hlasovanie podľa odseku 9 platí aj pre splnomocneného zástupcu.
(14) Plnomocenstvo oprávňuje splnomocneného zástupcu na uplatnenie nároku člena kandidovať do orgánov pozemkového spoločenstva alebo dočasných, pracovných alebo ad hoc pre účely rokovania valného zhromaždenia vytvorených komisií a orgánov. V takomto prípade splnomocnený zástupca predloží valnému zhromaždeniu písomnú žiadosť člena pozemkového spoločenstva o kandidatúru.
(15) Písomná žiadosť o kandidatúru na predsedu alebo za člena výboru alebo dozornej rady pozemkového spoločentsva musí obsahovať vlastnoručný podpis člena pozemkového spoločenstva doplnený podpismi aspoň dvoch ďalších členov pozemkového spoločenstva alebo úradne overený notárom. Výbor pozemkového spoločenstva overí pravosť doplňujúcich podpisov ostatných dvoch členov s ich podpismi priamo na valnom zhromaždení.
(16) V prípade písomnej žiadosti o kandidatúru člena pozemkového spoločenstva do dočasných alebo pracovných komisií alebo orgánov pozemkového spoločenstva platia podmienky podľa odseku 15 rovnako.
(17) Členstvo v komisii, dočasnom alebo pracovnom orgáne pozemkového spoločenstva, je nezastupiteľné. Dĺžka funkčného obdobia, okrem komisií a orgánov vytvorených ad hoc pre účely rokovania valného zhromaždenia, je rovnaká ako dĺžka funkčného obdobia vo výbore pozemkového spoločenstva, ak valné zhromaždenie nerozhodne inak.
Čl. V
Voľba orgánov a komisií pozemkového spoločenstva
(1) Každý člen pozemkového spoločenstva má právo voliť a byť volený do orgánov a komisií spoločenstva.
(2) Za riadnu prípravu volieb do orgánov a komisií pozemkového spoločenstva zodpovedá výbor.
(3) Voľby do orgánov a komisií pozemkového spoločenstva sa konajú spravidla na valnom zhromaždení ako súčasť programu.
(4) Kandidátom voleným do orgánov pozemkového spoločenstva môže byť len osoba splňajúca podmienky podľa osobitného predpisu.3)
(5) Návrh kandidátov predkladá valnému zhromaždeniu výbor pozemkového spoločenstva.
(6) Predpokladom zápisu kandidáta do kandidačnej listiny je výslovný súhlas člena pozemkového spoločenstva s kandidatúrou alebo súhlas prednesený splnomocneným zástupcom na valnom zhromaždení a doložený písomnou žiadosťou podľa čl. IV odsek 14 alebo žiadosť kandidáta doručená výboru pozemkového spoločenstva v písomnej forme 7 dní pred konaním valného zhromaždenia, pričom podmienky podľa čl. IV odseku 15 a 16 platia rovnako.
(7) Kandidačné listiny do orgánov a komisií pozemkového spoločenstva sa uzatvárajú schválením uznesenia na valnom zhromaždení spôsobom podľa čl. III odseku 3 a 4.
(8) Voľby do orgánov spoločenstva sú jednokolové.
(9) Členov orgánov pozemkového spoločenstva volí valné zhromaždenie hlasovaním spôsobom podľa čl. III odseku 3 a 4; zvolený je kandidát, ktorý spôsobom podľa prvej vety získa nadpolovičnú väčšinu všetkých hlasov.
(10) Valné zhromaždenie volí predsedu a členov výboru a dozornej rady pozemkového spoločenstva osobitne.
(11) Valné zhromaždenie volí členov výboru a dozornej rady dovtedy, pokiaľ nie je zvolený počet ustanovený v čl. IX odsek 2 a 3 a čl. X odsek 3 stanov pozemkového spoločenstva.4)
(12) Ak nebude do komisií alebo ďalších orgánov pozemkového spoločenstva zvolený dostatočný počet členov, okrem ad hoc komisií alebo orgánov s pôsobnosťou iba pre rokovanie valného zhromaždenia, chýbajúci počet doplní výbor z členov pozemkového spoločenstva kandidátmi, ktorí získali v poradí najvyšší počet hlasov.
(13) V prípade rovnosti hlasov sa o víťaznom kandidátovi rozhodne lósom, okrem voľby podľa odseku 11.
(14) Valné zhromaždenie môže člena orgánu alebo komisie pozemkového spoločenstva kedykoľvek odvolať aj bez udania dôvodu.
(15) Mandát člena v orgáne alebo komisii zaniká uplynutím funkčného obdobia. Odstupujúci členovia orgánov alebo komisií pozemkového spoločenstva vykonávajú svoju funkciu až do zvolenia nových členov.
(16) O postúpení kandidáta na uprázdnené miesto člena výboru podľa čl. IX odsek 19 alebo člena dozornej rady podľa čl. X odsek 9 stanov rozhodne výbor alebo dozorná rada pozemkového spoločenstva uznesením.
(17) Na miesto člena, ktorému zanikne členstvo v inom orgáne alebo komisii pozemkového spoločenstva v priebehu volebného obdobia, z dôvodu smrti alebo písomného vzdania sa členstva, nastúpi náhradník, ktorým je kandidát, ktorý získal v poradí najvyšší počet hlasov; o postúpení takéhoto kandidáta rozhodne výbor spoločenstva uznesením.
Čl. VI
Volebná komisia
(1) Valné zhromaždenie pre voľbu do orgánov a komisií pozemkového spoločenstva zvolí volebnú komisiu.
(2) Volebná komisia, ktorá má štyroch členov, si zvolí predsedu.
(3) Po spočítaní hlasov volebná komisia vyhotoví protokol o výsledku volieb do orgánov pozemkového spoločenstva (ďalej len „protokol“), ktorý obsahuje :
a) miesto, dátum a čas konania volieb,
b) zloženie členov volebnej komisie a meno a priezvisko predsedu volebnej komisie,
c) počet všetkých oprávnených hlasov voličov,
d) počet zúčastnených hlasov voličov,
e) počet hlasov získaných kandidátom pri hlasovaní (čl. III odsek 3 a 4) za člena orgánu alebo komisie pozemkového spoločenstva,
f) mená členov zvolených do orgánov a komisií pozemkového spoločenstva.
(4) Protokol o výsledku volieb podpíšu všetci členovia volebnej komisie.
(5) Protokol o výsledku volieb tvorí súčasť zápisnice valného zhromaždenia.
(6) Dokumentácia spojená s konaním volieb sa archivuje spolu s ostatnými registratúrnymi záznamami po dobu celého funkčného obdobia zvolených orgánov.
Čl. VII
Náhradné valné zhromaždenie
(1) Ak valné zhromaždenie nie je uznášaniaschopné podľa čl. III odsek 3, výbor pozemkového spoločenstva zvolá náhradné valné zhromaždenie.
(2) Náhradné valné zhromaždenie sa môže konať najskôr tridsať minút po vyhlásení vedúceho rokovania, že valné zhromaždenie nebolo uznášaniaschopné.
(3) Náhradné valné zhromaždenie sa koná na tom istom mieste, bez ohľadu na počet členov, s tým istým programom, okrem rozhodovania o voľbe výboru a dozornej rady pozemkového spoločenstva a o záležtostiach spoločenstva, ku ktorým sa vyžaduje súhlas aspoň dvojtretinovej väčšiny všetkých hlasov.
(4) Uznesenie rokovania náhradného valného zhromaždenia je prijaté, ak zaň hlasovala nadpolovičná väčšina prítomných členov.
Čl. VIII
Mimoriadne valné zhromaždenie
(1) Mimoriadne valné zhromaždenie konané podľa podmienok čl. I ods. 3 až 7 môže rokovať len o veciach, ktoré boli dôvodom na jeho zvolanie, ak dvojtretinová väčšina všetkých hlasov členov pozemkového spoločenstva spôsobom ustanoveným v čl. III odsek 3 a 4 nerozhodne inak.
(2) Podmienky podľa čl. III odsek 7 až 10, čl. IV odsek 1 až 11 a podľa čl. IX platia aj pre rokovanie mimoriadneho valného zhromaždenia.
Čl. IX
Zápisnica valného zhromaždenia
(1) O každom zasadnutí musí byť vyhotovená zápisnica o rokovaní valného zhromaždenia (ďalej len „zápisnica“), ktorú podpisuje vedúci rokovania, zapisovateľ a overovatelia zápisnice.
(2) Zápisnica z rokovania valného zhromaždenia musí obsahovať :
a) názov a sídlo pozemkového spoločenstva,
b) miesto, dátum a čas konania valného zhromaždenia,
c) označenie či ide o riadne, náhradné alebo mimoriadne valné zhromaždenie,
d) meno vedúceho rokovania valného zhromaždenia, zapisovateľa, overovateľov zápisnice a skrutátorov,
e) opis priebehu valného zhromaždenia,
f) výsledky hlasovania členov spoločenstva,
g) rozhodnutie valného zhromaždenia prijaté formou uznesenia s uvedením jeho poradového čísla a kalendárneho roka,
h) obsah protestu člena pozemkového spoločenstva, člena výboru spoločenstva alebo člena dozornej rady, ktorý sa týka priebehu alebo obsahu rokovania valného zhromaždenia, ak o zápis protestujúci požiada.
(3) Ak sa podľa platných právnych predpisov vyžaduje vyhotovenie notárskej zápisnice, výbor pozemkového spoločenstva je povinný zabezpečiť zosúladenie obsahu zápisnice podľa odseku 2 s notárskou zápisnicou.
(4) Prílohu zápisnice tvoria všetky návrhy a vyhlásenia predložené na prerokovanie valnému zhromaždeniu, uznesenia, prezenčná listina a splnomocnenia splnomocnencov a ostatné dokumenty súvisiace s rokovaním.
(5) Výbor spoločenstva zabezpečí vyhotovenie zápisnice do siedmych dní od ukončenia valného zhromaždenia.
(6) Každý člen pozemkového spoločenstva môže požiadať výbor spoločenstva o nahliadnutie do zápisnice. Výbor spoločenstva je povinný poskytnúť zápisnicu k nahliadnutiu v kancelárii pozemkového spoločenstva alebo v mieste sídla pozemkového spoločenstva.
(7) Zápisnice spolu s oznámením o konaní valného zhromaždenia uschováva pozemkové spoločenstva po celý čas jeho trvania. Za archiváciu je zodpovedný predseda pozemkového spoločenstva alebo ostatní členovia výboru spoločenstva.
(8) Pri zániku pozemkového spoločenstva bez právneho nástupcu, výbor spoločenstva alebo osoba poverená likvidáciou odovzdá všetku dokumentáciu príslušnému štátnemu archívu na archiváciu v súlade s platnou právnou úpravou o archívnictve.
Čl. X
Spoločné a záverečné ustanovenia
(1) Ak na rokovaní valného zhromaždenia je prítomný predseda pozemkového spoločenstva, ale rokovanie vedie ním poverená osoba, predseda pozemkového spoločenstva parafuje všetky dokumenty spolu s vedúcim rokovania.
(2) Ak sa v rokovacom poriadku uvádza počet alebo podiel v zlomku vo vzťahu k členom pozemkového spoločenstva alebo spolupodielnikom, májú sa na mysli členovia pozemkového spoločenstva priamo vlastniaci podiely spoločnej nehnuteľnosti podľa stavu evidencie katastra nehnuteľností k prvému dňu príslušného kalendárneho roka, ak sa nepreukáže inak.
(3) Ak sa niektoré ustanovenie tohto rokovacieho poriadku stane neplatným alebo sporným, použije sa právny predpis, ktorý je svojou povahou a účelom k takémuto ustanoveniu najbližšie. Ak právny predpis nemožno použiť, postupuje sa podľa rozhodnutia dozornej rady alebo valného zhromaždenia.
(4) Postup podľa odseku 2 sa použije aj na vzťahy, ktoré nie sú týmto rokovacím poriadkom upravené.
(5) Tento rokovací poriadok nadobúda platnosť a účinnosť dňom schválenia valným zhromaždením.
V Šalkovej dňa ………………………………..
Tento rokovací poriadok bol schválený valným zhromaždením konaným dňa ……………….. z celkového počtu hlasov členov spoločenstva ……………….počtom hlasov ……………………
1) § 21 ods. 4 zákona Národnej rady Slovenskej republiky č. 181/1995 Z.z. o pozemkových spoločenstvách v znení neskorších predpisov.
2) § 18 ods. 2 písm. a), h) a i) zákona č. 181/1995 Z.z. v znení neskorších predpisov.
3) § 17 odsek 2 zákona č. 181/1995 Z.z. v znení neskorších predpisov.
4) Čl. XXII stanov pozemkového spoločenstva komposesorátu a urbariátu Šalková.